Panduan Pengguna Notaly.id

Mulai Menggunakan Notaly.id

Ikuti alur dasar berikut agar aplikasi siap dipakai untuk transaksi.

Setup

1

Login ke dashboard

Masuk menggunakan akun Owner, Manager, Gudang, Kasir, atau Super Admin. Dashboard akan menyesuaikan role masing-masing.

2

Lengkapi profil usaha

Isi nama toko, logo, email, telepon, alamat, website, dan NPWP melalui menu Company Profile.

3

Siapkan data operasional

Tambahkan outlet, user, category, brand, unit, supplier, customer, dan produk.

4

Mulai transaksi

Gunakan POS untuk penjualan, Purchase untuk pembelian, Inventory untuk stok, dan modul Keuangan untuk mencatat arus kas serta melihat laporan akuntansi.

Company Profile & My Profile

Fitur untuk mengatur identitas toko dan akun pengguna.

Account

Company Profile

Mengubah nama toko/perusahaan.
Mengupload logo toko.
Mengisi alamat, telepon, email, website, dan NPWP.
Logo digunakan pada invoice, struk, dan identitas toko.

My Profile

Mengubah nama, email, dan foto profil.
Mengubah password akun.
Melihat role dan outlet aktif.
Melihat informasi hak akses berdasarkan role.

User Management & Outlet

Atur pengguna, role, outlet, dan batas penggunaan sesuai paket subscription.

Access

User Management

Tambah dan edit user tenant.
Pilih role: Owner, Manager, Gudang, Kasir.
Tentukan outlet user.
Sistem membatasi jumlah user sesuai paket.

Outlet Management

Kelola cabang atau lokasi usaha.
Outlet digunakan untuk POS, stok, transfer, dan opname.
Outlet utama tidak dapat dihapus.
Jumlah outlet mengikuti limit paket.

Master Data

Data dasar yang digunakan di seluruh transaksi POS dan inventory.

Data Master

Brand

Mengelola merek produk, lengkap dengan logo dan status aktif.

Unit

Mengatur satuan produk seperti pcs, dus, box, liter, kilogram.

Supplier

Data pemasok untuk transaksi purchase dan stok masuk.

Customer

Data pelanggan, member, poin, dan status pelanggan POS.

Trash & Restore

Master data yang dihapus dapat direstore atau dihapus permanen sesuai hak akses.

POS, Sales List & Sales Return

Fitur utama kasir untuk transaksi penjualan dan retur.

Sales

1

POS Kasir

Kasir dapat memilih produk, memasukkan qty, memilih metode pembayaran, menghitung total dan kembalian, lalu menyimpan transaksi.

2

Sales List

Menampilkan daftar penjualan lengkap dengan detail transaksi, invoice, item, customer, kasir, outlet, dan nominal pembayaran.

3

Sales Return

Menampilkan riwayat retur penjualan, invoice asal, alasan retur, produk yang dikembalikan, qty, harga, subtotal, total return, serta tombol print.

Inventory & Stock

Kelola stok per outlet secara rapi dan tercatat otomatis.

Inventory

Purchase

Mencatat pembelian dari supplier. Stok dapat bertambah sesuai barang yang dibeli.

Stock Movement

Mencatat stock in, stock out, dan adjustment. Sistem menyimpan stock before dan after.

Stock Transfer

Memindahkan stok antar outlet. Transfer dapat di-approve atau di-reject dengan alasan.

Stock Opname

Mencocokkan stok sistem dengan stok fisik. Selisih otomatis tercatat sebagai adjustment.

Catatan penting:
Semua perubahan stok sebaiknya dilakukan melalui fitur resmi Stock Movement, Purchase, Transfer, atau Opname agar riwayat stok dan activity log tetap lengkap.

Keuangan & Laporan Akuntansi

Catat transaksi keuangan, dan biarkan sistem membuat jurnal serta laporan akuntansi secara otomatis.

Finance

Terhubung otomatis dengan POS dan Purchase:
Sejak pembaruan terbaru, transaksi dari POS (penjualan), Retur Penjualan, dan Purchase (pembelian) tercatat otomatis ke modul Keuangan begitu transaksi tersebut disimpan. Owner tidak perlu menginput ulang transaksi ini secara manual di halaman Transaksi Keuangan. Input manual hanya diperlukan untuk transaksi di luar POS dan Purchase, misalnya bayar listrik, gaji karyawan, atau biaya operasional lainnya.

Akun Keuangan (Chart of Accounts)

Daftar akun buku besar: Aset, Kewajiban, Modal, Pendapatan, Beban.
Mendukung struktur induk-anak (parent-child) untuk hierarki akun.
Akun bawaan sistem sudah tersedia (Kas, Bank, QRIS, E-Wallet, dan lainnya).
Owner dapat menambah akun baru sesuai kebutuhan usaha.

Kategori Transaksi

Label yang dipilih user saat input transaksi, misalnya Listrik, Gaji, Penjualan.
Setiap kategori dihubungkan (mapping) ke satu Akun Keuangan.
Mapping inilah yang menentukan ke akun mana jurnal otomatis dibuat.
Kategori bawaan sistem tidak dapat dihapus.

Sumber Transaksi Keuangan

Penjualan POS

Setiap transaksi POS (web maupun aplikasi mobile) otomatis tercatat sebagai Pendapatan Penjualan begitu checkout selesai, langsung berstatus Posted.

Retur Penjualan

Retur barang dari customer otomatis tercatat sebagai pengurang Pendapatan Penjualan (kontra-pendapatan), sehingga Laba Rugi tetap akurat.

Pembelian (Purchase)

Pembelian dari supplier otomatis tercatat. Pilihan Lunas mengurangi Kas/Bank; pilihan Belum Lunas menambah Hutang Usaha.

Melunasi Hutang Usaha:
Untuk mencatat pelunasan pembelian yang tadinya "Belum Lunas", buat transaksi baru di halaman Transaksi Keuangan dengan kategori "Pembayaran Hutang Usaha", isi nominal yang dibayar dan pilih Akun Kas/Bank sumber dananya. Sistem otomatis mengurangi saldo Hutang Usaha di Neraca.

Transaksi Manual (Non-POS)

1

Catat Transaksi Keuangan

Pilih Kategori, isi nominal, pilih Metode Pembayaran (Cash, Bank, QRIS, E-Wallet, dll), dan Akun Kas/Bank yang terisi otomatis sesuai metode pembayaran. Transaksi tersimpan sebagai Draft terlebih dahulu.

2

Posting Transaksi

Setelah data dipastikan benar, klik Posting. Status berubah menjadi Posted dan sistem otomatis membuat jurnal debit-kredit di belakang layar berdasarkan mapping Akun Kategori dan Akun Kas/Bank.

3

Batalkan Transaksi (Jika Diperlukan)

Transaksi draft maupun posted dapat dibatalkan dengan mengisi alasan pembatalan. Jika transaksi sudah diposting, jurnal terkait otomatis dibatalkan (void) tanpa menghapus riwayat, sehingga jejak audit tetap lengkap.

POS / Retur / Purchase Tercatat Otomatis (Posted) Jurnal Otomatis Buku Besar Laporan Keuangan

Untuk transaksi manual (bukan dari POS/Purchase): Draft → Posting → Jurnal Otomatis → Buku Besar → Laporan Keuangan.

Laporan Keuangan

Buku Besar

Menampilkan seluruh mutasi debit dan kredit untuk satu akun dalam periode tertentu, lengkap dengan saldo awal dan saldo berjalan.

Neraca Saldo

Ringkasan saldo seluruh akun per tanggal tertentu. Sistem otomatis memeriksa apakah total debit sama dengan total kredit.

Laporan Laba Rugi

Menghitung total Pendapatan dikurangi total Beban dalam periode tertentu, menghasilkan Laba atau Rugi Bersih.

Neraca

Posisi keuangan per tanggal tertentu: Aset di satu sisi, Kewajiban dan Modal (termasuk Laba/Rugi Berjalan) di sisi lain. Keduanya harus seimbang.

Jurnal dibuat otomatis:
Owner tidak perlu membuat jurnal akuntansi secara manual. Selama Kategori Transaksi sudah terhubung ke Akun Keuangan yang sesuai, setiap transaksi yang diposting akan otomatis menghasilkan jurnal debit-kredit yang seimbang, dan langsung terlihat di keempat laporan di atas.

Export Laporan:
Keempat laporan keuangan (Buku Besar, Neraca Saldo, Laba Rugi, dan Neraca) dapat diunduh dalam format PDF untuk dicetak atau dibagikan, maupun Excel untuk diolah lebih lanjut.

Reports & Activity Logs

Pantau performa bisnis, laporan stok, dan aktivitas user.

Audit

Reports

Laporan penjualan.
Laporan pembelian.
Laporan stok.
Filter outlet dan periode sesuai role.

Activity Logs

Mencatat aktivitas create, update, delete, approve, reject.
Filter berdasarkan tanggal, module, action, dan user.
Detail menampilkan old data dan new data.
Merekam IP address dan user agent.

Billing, Payment History & Invoice

Kelola paket subscription, upgrade plan, pembayaran manual, dan invoice PDF.

Billing

Subscription

Menampilkan paket aktif, status subscription, tanggal mulai, tanggal berakhir, sisa hari, harga paket, dan limit user/produk/outlet/transaksi.

Upgrade Plan

Owner dapat memilih paket baru. Sistem membuat invoice dengan status pending sampai pembayaran diverifikasi Super Admin.

Payment History DataTable

Menampilkan invoice, paket, total, metode pembayaran, status, tanggal, paid at, notes, bukti transfer, download invoice, dan upload bukti.

Invoice PDF

Invoice subscription dapat diunduh dalam format PDF dari halaman Payment History atau Invoice Subscription.

Alur Pembayaran Manual

Sistem billing menggunakan proses approval manual agar pembayaran bisa diverifikasi dengan aman.

1

Owner memilih paket pada halaman Upgrade Plan.

2

Sistem membuat invoice dengan status PENDING.

3

Owner transfer ke rekening Notaly.id dan upload bukti pembayaran.

4

Super Admin melakukan approval. Jika disetujui, subscription tenant akan aktif.

Ringkasan Role

Hak akses utama berdasarkan role pengguna.

Role

Owner

Akses penuh untuk bisnis: dashboard, user, outlet, master data, transaksi, inventory, keuangan, laporan, company profile, dan billing.

Manager

Memantau operasional, laporan, master data, transaksi, keuangan, outlet, dan inventory.

Gudang

Fokus pada produk, purchase, stock movement, stock transfer, dan stock opname.

Kasir

Fokus pada POS, customer, sales list, sales return, dan cetak struk.

Modul Keuangan (Akun Keuangan, Kategori Transaksi, Transaksi Keuangan, dan Laporan) hanya dapat diakses oleh role Owner, Manager, dan Super Admin.

FAQ

Pertanyaan yang sering muncul saat menggunakan Notaly.id.

Help

Jumlah user dan outlet mengikuti limit paket subscription. Jika limit tercapai, Owner perlu melakukan upgrade plan.

Pembayaran manual membutuhkan approval Super Admin. Pastikan bukti transfer sudah diupload melalui Payment History.

Stock Movement digunakan untuk stok masuk/keluar/adjustment manual. Stock Transfer digunakan untuk memindahkan stok antar outlet. Stock Opname digunakan untuk mencocokkan stok sistem dengan stok fisik.

Akses hapus, restore, dan force delete mengikuti role. Umumnya Owner, Manager, atau Super Admin memiliki akses lebih tinggi dibanding Kasir.

Laporan keuangan (Buku Besar, Neraca Saldo, Laba Rugi, Neraca) hanya membaca transaksi yang sudah berstatus Posted. Transaksi yang masih Draft belum menghasilkan jurnal, sehingga belum tampil di laporan. Pastikan juga Kategori Transaksi yang dipakai sudah terhubung ke Akun Keuangan.

Karena jurnal dibuat otomatis dan selalu seimbang (debit sama dengan kredit), status tidak seimbang umumnya jarang terjadi. Jika muncul, periksa kembali apakah ada transaksi yang di-posting sebelum Kategori Transaksi terkait memiliki mapping Akun Keuangan yang benar.

Tidak perlu. Transaksi dari POS (penjualan, retur) dan Purchase (pembelian) tercatat otomatis ke modul Keuangan begitu transaksi tersebut disimpan. Menambahkannya lagi secara manual akan membuat pencatatan ganda (double counting) pada laporan keuangan. Input manual hanya untuk transaksi di luar POS/Purchase, misalnya bayar listrik atau gaji karyawan.